KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM LIFE CYCLE

Knowledge Management System

Lecture : Leon Abdillah

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM LIFE CYCLE

     Knowledge dalam Knowledge Manajement System yang baik tidak pernah selesai karena dari waktu ke waktu lingkungan perubahan Knowledgge harus diperbarui untuk mencerminkan perubahan.

Knowledge Management System Life Cycle memiliki enam langkah, yaitu;

1. Create Knowledge: Knowledge diciptakan sebagai orang menentukan cara-cara baru dalam melakukan sesuatu.

2. Capure Knowledge: Knowledge baru harus diidentifikasi sebagai berharga dan diwakili dalam cara yang masuk akal.

3. Refine knowledge: Knowledge baru ditempatkan dalam konteks agar dapat ditindaklanjuti.

4. Store knowledge: Knowledge yang berguna kemudian harus disimpan dalam format whare wajar organisasi akan mengakses.

5. Manage knowledge: Apakah seperti perpustakaan, Knowledge harus terus berjalan.

6. Disseminate knowledge : Knowledge harus format yang berguna bagi siapapun dalam organisasi yang membutuhkan di mana saja setiap saat

Referensi

 

KNOWLEDGE SHARING

Knowledge Management System

Lecture : Leon Abdillah

KNOWLEDGE SHARING

           Seperti yang dinyatakan sebelumnya, Knowledge Manajemen pada dasarnya adalah tentang membuat pengetahuan yang benar atau sumber pengetahuan yang benar (termasuk orang-orang) yang tersedia untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat. Berbagi pengetahuan karena itu mungkin merupakan aspek yang paling penting dalam proses ini, karena sebagian besar inisiatif KM tergantung pada hal itu. Berbagi pengetahuan dapat digambarkan sebagai baik dorong atau tarik. Yang terakhir adalah ketika pekerja pengetahuan aktif mencari sumber-sumber pengetahuan (misalnya di perpustakaan, mencari seorang ahli, berkolaborasi dengan rekan kerja dll), sementara mendorong pengetahuan adalah ketika pengetahuan "didorong ke" pengguna (misalnya newsletter, publikasi yang tidak diinginkan, dll).

Knowledge Sharing tergantung pada kebiasaan dan kemauan dari pekerja untuk mencari atau akan menerima sumber-sumber pengetahuan. Budaya yang tepat, insentif, dan sebagainya karena itu harus hadir.

Pada bagian ini saya akan membahas konsep berbagi knowledge sesuai dengan jenis knowledge yang berbeda. Peran TI juga akan dieksplorasi dan dibahas dari perspektif umum.

Explicit Knowledge and Knowledge Sharing

Knowledge Sharing Explisit sukses ditentukan oleh kriteria sebagai berikut (Bukowitz dan Williams 1999):

• Artikulasi: Kemampuan pengguna untuk menentukan apa yang dia butuhkan.

• Kesadaran: Kesadaran pengetahuan yang tersedia. Penyedia didorong untuk memanfaatkan direktori, peta, halaman kuning perusahaan, dll

• Akses: Akses ke pengetahuan.

• Bimbingan: manajer Pengetahuan sering dianggap kunci dalam membangun-up dari sistem berbagi pengetahuan (Davenport & Prusak 2000, Gamble & Blackwell 2001). Mereka harus membantu menentukan bidang keahlian para anggota perusahaan, membimbing kontribusi mereka, membantu pengguna, dan bertanggung jawab atas bahasa yang digunakan dalam publikasi dan materi komunikasi lainnya. Hal ini untuk menghindari suatu informasi / pengetahuan yang berlebihan.

• Kelengkapan: Akses ke baik pengetahuan dikelola secara terpusat dan self-diterbitkan. Yang pertama adalah sering lebih diteliti tetapi memakan waktu lebih lama untuk mempublikasikan dan bukan sebagai hands-on (dan berpotensi relevan). Informasi yang diterbitkan sendiri di sisi lain menjalankan risiko tidak dapat diandalkan.

Sistem TI telah terbukti sangat berguna dalam membantu atau melakukan banyak fungsi.

Explicit Knowledge Sharing dan IT

     IT berguna di sebagian besar tahapan proses berbagi pengetahuan, dan digunakan untuk manajemen konten serta data dan pertambangan teks (mencari pengetahuan tersembunyi, hubungan, dll dalam data dan dokumen).
      Sistem manajemen konten yang digunakan untuk memperbarui, mendistribusikan, tag, dan sebaliknya mengelola konten. Mereka mungkin termasuk berbagai fungsi, termasuk manajemen konten web dan sistem manajemen dokumen (yang saya anggap terpisah). Mereka dapat digunakan untuk (berdasarkan entri Wikipedia):

• Impor dan membuat dokumen dan materi multimedia.
• Mengidentifikasi pengguna kunci dan peran mereka.

• Menetapkan peran dan tanggung jawab untuk kasus yang berbeda dari kategori konten atau jenis.

• Tentukan tugas alur kerja. Manajer konten dapat diberitahu ketika perubahan konten yang dibuat.

• Melacak dan mengelola beberapa versi konten.

• Mempublikasikan konten ke repositori untuk mendukung akses. Semakin, repositori adalah bagian dari sistem, menggabungkan pencarian dan pengambilan.

Dokumen sistem manajemen menggunakan pengindeksan berbagai maju, mencari, dan mekanisme pengambilan (misalnya menggunakan meta data atau konten dari dokumen yang sebenarnya) untuk memfasilitasi berbagi pengetahuan eksplisit.

Untuk mengambil keuntungan dari semua fungsi, itu adalah kepastian bahwa sistem itu dipilih dan diimplementasikan dengan tepat. Aspek ini dibahas pada bagian sistem manajemen pengetahuan.

Semua dalam semua, TI adalah alat yang sangat berguna dalam pengelolaan pengetahuan eksplisit dan informasi. Ini bukan untuk mengatakan bahwa manusia tidak lagi berperan. Mereka tentu saja, dan pengetahuan dan konten manajer berperan dalam memastikan bahwa pengetahuan yang relevan, up to date, dan disajikan dengan benar.

 

Referensi

KNOWLEDGE PORTALS

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Lecture : Leon Abdillah

      Knowledge Portal (KP) Knowledge Manajemen System Sangat integratif (KMSS) adalah knowledge yang menjanjikan untuk mensintesis pengetahuan tersebar luas dan untuk menghubungkan individu dalam rangka memberikan 'pengetahuan one-stop shop'.

     Namun, KP menghadapi tantangan besar dalam praktek, sebagai seluk-beluk pertukaran pengetahuan dikenakan bervariasi faktor individu dan sosial. Pada saat yang sama, semakin banyak bukti anekdot dari studi kasus menunjukkan potensi besar KP '.  

  Dalam tulisan ini, kita mengambil beberapa langkah awal menuju teori untuk KP(Knowledge Portal) yang lebih jelas konseptualnya Knowledge portal dan menekankan peran Knowledge Portal untuk menyatukan jaringan dan repositori fitur KMS.  

Kami menjelaskan tiga tantangan utama untuk sukses penyebaran Knowledge Portal:

(1) kontribusi yang cukup,

(2) budaya organisasi yang menguntungkan, dan

(3) pengetahuan integrasi dan memvalidasi ini sebagai berlaku untuk KP melalui review 42 makalah empiris.

Categories of Portal Tools  

1.    Gathering - Dokumen dibuat oleh knowledge worker dan disimpan di beberapa lokasi. (File di desktop pribadi, Website pada jaringan, dan database di server). Agar mudah diakses , data dan dokumen harus mudah di-capture dan disimpan di tempat yang umum.

2.  Categorization adalah bagaimana  mengkategorisasikan berdasarkan tingkatan pelanggan, partner, pekerja dan juga berdasarkan dimensi proses, produk, dan layanan.  Dengan kata lain bisa memprofilkan informasi yang tersimpan. Contohnya seperti ebay dan kaskus

3.  Distribution – Biasanya digunakan sebagai pendukung dalam mendistribusikan informasi yang ter-struktur dan tidak terstruktur yang dapat berbentuk dokumen tertulis atau elektronik.

4.  Collaboration dapat dilakukan melalui pesan, aliran kerja dan diskusi database. Digunakan dalam membentuk suatu (groupware). Kebutuhan untuk komunikasi diantara user yang berkolaborasi. Collaborative Web applications mendukung proses berbagi informasi dan workspaces (misalnya WikiWiki, http://c2.com/cgi/wiki, or BSCW, http://bscw.gmd.de/) untuk menghasilkan, mengedit dan memanej shared information. Mereka juga menggunakan logs dengan sejumlah entri data dan edit data (seperti pada weblog) sebagai mediator pertemuan atau berdiskusi. Mendukung komunikasi diantara member seperti dalam bentuk chating dan e‐learning platforms.

5.    Publish - Menampilkan informasi sampai pada individu yang berada di luar organisasi. 

Contioh detik.com atau kompas.com

6.  Personalization merupakan kunci utama dalam arsitektur portal. Knowledge worker harus mengelola dan mengirimkan informasi berdasarkan kebutuhan. Menyediakan layanan yang dapat dikutomisasi oleh usernya, kapanpun, dimanapun dan untuk perangkat apapun, semuanya itu merupakan layanan akses yang ada dimana-mana. Sebagai contoh misalnya aplikasi web yang menyediakan layanan bagi orang yang bermobilitas tinggi untuk mengetahui restoran yang buka pada jam 11 hingga 2 malam. Aplikasi web dengan tipe ini biasanya sangat terbatas form permintaannya yang hanya mendukung satu aspek – (personlisasi atau lokasi) – layanan.

7.  Search/navigate - Menyediakan tools untuk mengidentifikasi dan meng-akses informasi yang khusus, biasanya menjelaskan fungsi yang ada pada situs dan meng-kategorisasi kepentingan internal dalam kelompok. (berita, olahraga, keuangan, pendidikan)

Contoh : Yahoo; Bing; dll

Referensi

 

KNOWLEDGE CODIFICATION TOOLS

Knowledge Management System

Lecture : Leon Abdillah

Knowledge Map

Kodifikasi pengetahuan adalah tahapan selanjutnya dari memperluas pengetahuan.  Dengan mengubah pengetahuan menjadi bentuk yang eksplisit dan tangible seperti suatu dokumen, pengetahuan dapat dikomunikasikan secara lebih luas dan dengan sedikit biaya.  Interaksi terbatas dalam ruang lingkup  mereka yang  dapat mendengar atau dapat melakukan kontak tatap muka langsung.  Dokumen dapat disebarkan secara luas melalui intranet korporat dan berlangsung lama, yang dapat membuatnya tersedia sebagai referensi dan ketika diperlukan, baik oleh staf yang ada dan staf di masa yang akan datang.  Kodifikasi pengetahuan membentuk memori korporat organisasi yang “nyata”.

            Kodifikasi Pengetahuan :

• Pengorganisasian dan mewakili pengetahuan sebelum diakses oleh personil yang berwenang.
• Bagian pengorganisasian biasanya dalam bentuk pohon keputusan, tabel keputusan, atau bingkai.
• Konversi pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit dalam bentuk yang dapat digunakan.
• Konversi informasi tidak terdokumentasi menjadi informasi yang didokumentasikan.
• Membuat perusahaan-spesifik pengetahuan yang terlihat, mudah diakses, dan digunakan untuk pengambilan keputusan.

Cognitive Maps

Ketika keahlian (expertise), pengalaman dan know-how telah disebarkan secara eksplisit, biasanya melalui suatu bentuk wawancara, konten yang dihasilkan dapat direpresentasikan sebagai peta kognitif.  Peta kognitif adalah cara yang baik untuk mengkoding pengetahuan yang ditangkap karena peta juga menangkap konteks dan antarhubungan yang kompleks antara konsep-konsep kunci yang berbeda.  Peta kognitif berdasarkan pemetaan konsep (Leake et al., 2003), peta konsep merepresentasikan konsep dan relasi dalam bentuk grafik dua dimensi, dengan node/titik merepresentasikan konsep kunci yang dihubungkan oleh hubungan-hubungan (links) yang merepresentasikan proposisi.  Hal ini hampir sama denagn jaringan semantik yang digunakan oleh berbagai disiplin ilmu seperti linguistik, pendidikan dan sistem berbasis pengetahuan.  Tujuan dari sistem ini adalah untuk mengorganisasikan lebih baik pengetahuan eksplisit dan menyimpannya dalam memori korporat untuk penympanan jangka panjang.

Teknik dan Metode Kodifikasi Pengetahuan (alat dan prosedur)

I. Pemetaan Pengetahuan

• Berfungsi membimbing,
• Representasi visual pengetahuan, bukan repository,
• Sebuah direktori yang menunjuk langsung kepada orang-orang, dokumen, dan repository,
• Mengarahkan orang ke mana harus pergi ketika mereka membutuhkan keahlian tertentu,
• Menerima penangkapan pengetahuan eksplisit dan tacit dalam dokumen dan di kepala para ahli.

II. Siklus Building

• Setelah Anda tahu di mana pengetahuan berada, Anda hanya menunjuk ke sana dan menambahkan petunjuk tentang cara untuk sampai ke sana,
• Sebuah perusahaan intranet adalah media umum untuk pengetahuan peta penerbitan,
• Kriteria Building : kejelasan tujuan, kemudahan penggunaan, ketepatan isi, 

III. Tabel Keputusan

• Lebih seperti spreadsheet – dibagi ke dalam daftar kondisi dan nilai-nilai masing-masing dan daftar kesimpulan,
• Kondisi yang cocok dengan kesimpulan,

IV. Pohon Keputusan

• Diatur sebuah jaringan semantik hierarkis,
• Terdiri dari node yang mewakili tujuan dan link mewakili keputusan atau hasil,
• Baca dari kiri ke kanan, dengan akar berada di sebelah kiri,
• Semua node kecuali simpul akar adalah contoh dari tujuan utama. Lihat Gambar dibawah,
• Langkah pertama sebelum kodifikasi yang sebenarnya,
• Kemampuan untuk memverifikasi logika grafis dalam masalah yang melibatkan situasi yang kompleks yang menghasilkan sejumlah tindakan,

V. Frames

• Merupakan pengetahuan tentang ide tertentu dalam satu tempat,
• Menangani kombinasi pengetahuan deklaratif dan operasional, yang membuatnya lebih mudah untuk memahami masalah domain,
• Memiliki slot (objek tertentu atau atribut dari suatu entitas) dan facet (nilai dari suatu obyek atau slot),
• Ketika semua slot diisi dengan nilai-nilai, frame dianggap instantiated.

VI. Taksonomi Pengetahuan

Konsep dapat dipandang sebagai  blok-blok bangunan pengetahuan dan keahlian.  Kita masing-masing menggunakan definisi internal kita sendiri mengenai konsep untuk membuat sense terhadap dunia sekitar kita.  Ketika konsep kunci telah diidentifikasi dan ditangkap, mereka dapat diatur dalam suatu hierarki yang sering mengacu sebagai suatu taksonomi pengetahuan struktural.  Taksonomi pengetahuan membat pengetahuan dapat secara gambar direpresentasikan sehingga merefleksikan organisasi konsep dalam bidang keahlian khusus atau untuk organisasi secara lebih luas.

Kamus pengetahuan (knowledge dictionary) adalah cara yang baik untuk menjaga konsep dan istilah kunci yang digunakan.  Hal ini mungkin disusun pada saat anda mengakuisisi dan mengkoding pengetahuan.  Hal ini harus secara jelas didefinisikan dan diklarifikasi oleh “jargon” profesional berdasarkan domain permasalahan.  Taksonomi adalah sistem klasifikasi dasar yang membuat kita dapat menggambarkan konsep dan ketergantungannya-biasanya dalam bentuk hierarki.  Makin tinggi konsep diletakkan, makin umum atau generik konsep tersebut.   Makin rendah suatu konsep ditempatkan, makin spesifik hal tersebut pada kategori level tinggi.  Konstruksi taksonomi melibatkan identifikasi, mendefinisikan, membandingkan dan mengelompokkan elemen.  Ketika menciptakan taksonomi pengetahuan oganisasi, hal ini sangat penting untuk mengidentifikasi pemilik konten.  Taksonomi ini membantu memastikan konten akan selalu up to date.  Organisasi akan juga memiliki ide jelas dari masing-masing anggota staf sebagai pemilik pengetahuan tertentu.  Taksonomi pengetahuan ini (kadang-kadang disebut peta pengetahuan) juga harus memanfaatkan metadata, yang ditandai pada “informasi tentang informasi”-sebagai contoh : penandaan konten dengan pemilik konten, tanggal “sebaiknya sebelum”, informasi klasifikasi seperti kata kunci, informasi spesifik-bisnis seperti audience yang dimaksud dan industri vertikal yang dituju.

sumber 1 
sumber 2