KNOWLEDGE CODIFICATION TOOLS

Knowledge Management System

Lecture : Leon Abdillah

Knowledge Map

Kodifikasi pengetahuan adalah tahapan selanjutnya dari memperluas pengetahuan.  Dengan mengubah pengetahuan menjadi bentuk yang eksplisit dan tangible seperti suatu dokumen, pengetahuan dapat dikomunikasikan secara lebih luas dan dengan sedikit biaya.  Interaksi terbatas dalam ruang lingkup  mereka yang  dapat mendengar atau dapat melakukan kontak tatap muka langsung.  Dokumen dapat disebarkan secara luas melalui intranet korporat dan berlangsung lama, yang dapat membuatnya tersedia sebagai referensi dan ketika diperlukan, baik oleh staf yang ada dan staf di masa yang akan datang.  Kodifikasi pengetahuan membentuk memori korporat organisasi yang “nyata”.

            Kodifikasi Pengetahuan :

• Pengorganisasian dan mewakili pengetahuan sebelum diakses oleh personil yang berwenang.
• Bagian pengorganisasian biasanya dalam bentuk pohon keputusan, tabel keputusan, atau bingkai.
• Konversi pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit dalam bentuk yang dapat digunakan.
• Konversi informasi tidak terdokumentasi menjadi informasi yang didokumentasikan.
• Membuat perusahaan-spesifik pengetahuan yang terlihat, mudah diakses, dan digunakan untuk pengambilan keputusan.

Cognitive Maps

Ketika keahlian (expertise), pengalaman dan know-how telah disebarkan secara eksplisit, biasanya melalui suatu bentuk wawancara, konten yang dihasilkan dapat direpresentasikan sebagai peta kognitif.  Peta kognitif adalah cara yang baik untuk mengkoding pengetahuan yang ditangkap karena peta juga menangkap konteks dan antarhubungan yang kompleks antara konsep-konsep kunci yang berbeda.  Peta kognitif berdasarkan pemetaan konsep (Leake et al., 2003), peta konsep merepresentasikan konsep dan relasi dalam bentuk grafik dua dimensi, dengan node/titik merepresentasikan konsep kunci yang dihubungkan oleh hubungan-hubungan (links) yang merepresentasikan proposisi.  Hal ini hampir sama denagn jaringan semantik yang digunakan oleh berbagai disiplin ilmu seperti linguistik, pendidikan dan sistem berbasis pengetahuan.  Tujuan dari sistem ini adalah untuk mengorganisasikan lebih baik pengetahuan eksplisit dan menyimpannya dalam memori korporat untuk penympanan jangka panjang.

Teknik dan Metode Kodifikasi Pengetahuan (alat dan prosedur)

I. Pemetaan Pengetahuan

• Berfungsi membimbing,
• Representasi visual pengetahuan, bukan repository,
• Sebuah direktori yang menunjuk langsung kepada orang-orang, dokumen, dan repository,
• Mengarahkan orang ke mana harus pergi ketika mereka membutuhkan keahlian tertentu,
• Menerima penangkapan pengetahuan eksplisit dan tacit dalam dokumen dan di kepala para ahli.

II. Siklus Building

• Setelah Anda tahu di mana pengetahuan berada, Anda hanya menunjuk ke sana dan menambahkan petunjuk tentang cara untuk sampai ke sana,
• Sebuah perusahaan intranet adalah media umum untuk pengetahuan peta penerbitan,
• Kriteria Building : kejelasan tujuan, kemudahan penggunaan, ketepatan isi, 

III. Tabel Keputusan

• Lebih seperti spreadsheet – dibagi ke dalam daftar kondisi dan nilai-nilai masing-masing dan daftar kesimpulan,
• Kondisi yang cocok dengan kesimpulan,

IV. Pohon Keputusan

• Diatur sebuah jaringan semantik hierarkis,
• Terdiri dari node yang mewakili tujuan dan link mewakili keputusan atau hasil,
• Baca dari kiri ke kanan, dengan akar berada di sebelah kiri,
• Semua node kecuali simpul akar adalah contoh dari tujuan utama. Lihat Gambar dibawah,
• Langkah pertama sebelum kodifikasi yang sebenarnya,
• Kemampuan untuk memverifikasi logika grafis dalam masalah yang melibatkan situasi yang kompleks yang menghasilkan sejumlah tindakan,

V. Frames

• Merupakan pengetahuan tentang ide tertentu dalam satu tempat,
• Menangani kombinasi pengetahuan deklaratif dan operasional, yang membuatnya lebih mudah untuk memahami masalah domain,
• Memiliki slot (objek tertentu atau atribut dari suatu entitas) dan facet (nilai dari suatu obyek atau slot),
• Ketika semua slot diisi dengan nilai-nilai, frame dianggap instantiated.

VI. Taksonomi Pengetahuan

Konsep dapat dipandang sebagai  blok-blok bangunan pengetahuan dan keahlian.  Kita masing-masing menggunakan definisi internal kita sendiri mengenai konsep untuk membuat sense terhadap dunia sekitar kita.  Ketika konsep kunci telah diidentifikasi dan ditangkap, mereka dapat diatur dalam suatu hierarki yang sering mengacu sebagai suatu taksonomi pengetahuan struktural.  Taksonomi pengetahuan membat pengetahuan dapat secara gambar direpresentasikan sehingga merefleksikan organisasi konsep dalam bidang keahlian khusus atau untuk organisasi secara lebih luas.

Kamus pengetahuan (knowledge dictionary) adalah cara yang baik untuk menjaga konsep dan istilah kunci yang digunakan.  Hal ini mungkin disusun pada saat anda mengakuisisi dan mengkoding pengetahuan.  Hal ini harus secara jelas didefinisikan dan diklarifikasi oleh “jargon” profesional berdasarkan domain permasalahan.  Taksonomi adalah sistem klasifikasi dasar yang membuat kita dapat menggambarkan konsep dan ketergantungannya-biasanya dalam bentuk hierarki.  Makin tinggi konsep diletakkan, makin umum atau generik konsep tersebut.   Makin rendah suatu konsep ditempatkan, makin spesifik hal tersebut pada kategori level tinggi.  Konstruksi taksonomi melibatkan identifikasi, mendefinisikan, membandingkan dan mengelompokkan elemen.  Ketika menciptakan taksonomi pengetahuan oganisasi, hal ini sangat penting untuk mengidentifikasi pemilik konten.  Taksonomi ini membantu memastikan konten akan selalu up to date.  Organisasi akan juga memiliki ide jelas dari masing-masing anggota staf sebagai pemilik pengetahuan tertentu.  Taksonomi pengetahuan ini (kadang-kadang disebut peta pengetahuan) juga harus memanfaatkan metadata, yang ditandai pada “informasi tentang informasi”-sebagai contoh : penandaan konten dengan pemilik konten, tanggal “sebaiknya sebelum”, informasi klasifikasi seperti kata kunci, informasi spesifik-bisnis seperti audience yang dimaksud dan industri vertikal yang dituju.

sumber 1 
sumber 2

LEARNING FORM DATA

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Lecture : Leon Abdillah

Caltech

Caltech memiliki kursus online Belajar dari data, diajarkan oleh Profesor Yaser Abu-Mostafa, yang berusaha untuk membuat materi kursus diakses oleh semua orang. Tidak seperti kebanyakan kursus online saya sudah diambil, yang satu ini secara independen ditawarkan melalui platform yang dibuat hanya untuk kelas. Aku mengambil kursus untuk korban kedua Januari-Maret 2013.

Platform yang kursus yang ditawarkan adalah tidak licin sebagai Coursera. Kuliah-kuliah yang ditawarkan melalui playlist Youtube, dan PR yang dinilai melalui beberapa pilihan. Itu mungkin kelemahan kelas, tapi entah bagaimana fakultas tentu membuatnya bekerja.

Isi kelas itu adalah titik yang kuat. Abu-Mostafa berkelok-kelok teori dan masalah pragmatis seluruh kelas, dan mengundang siswa untuk menulis kode di hampir setiap platform (Aku, tentu saja, memilih R) untuk mengeksplorasi ide-ide teoritis dalam pengaturan praktis. Antara kelas ini dan Mesin kelas Andrew Ng Belajar pada platform Coursera, mahasiswa akan memiliki dasar yang sangat kuat untuk menerapkan teknik ini untuk pengaturan dunia nyata.

Saya hanya punya satu keberatan dengan konten, yang datang di kuliah terakhir. Dalam penjelasannya tentang teknik Bayesian, ia menyatakan bahwa dalam situasi yang paling Anda hanya bisa model parameter dengan fungsi delta. Ini, tentu saja, jatuh sejalan dengan gagasan frequentist bahwa Anda memiliki konstan, tetapi diketahui "keadaan alamiah." Saya merasa seperti ini untuk waktu yang lama, tetapi tidak benar-benar percaya itu lagi dalam berbagai konteks. Saya pikir dia bermain sampai Bayesian v frequentist perselisihan sedikit banyak, yang mungkin telah tepat 20 tahun yang lalu tapi tidak begitu banyak masalah sekarang.

Jika tidak, saya menemukan perspektif dari kursus yang sangat berharga, terutama dalam konteks pembelajaran diawasi.

Jika Anda berencana untuk mengambil kursus, saya merekomendasikan meninggalkan banyak waktu untuk itu atau memiliki latar belakang statistik yang sangat kuat.

Referensi

 

OTHERS TECHNIQUES TO CAPTURE TACIT KNOWLEDGE

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM 
Lecture : Leon Abdillah

On-site Observation (Action Protocol)

   On-site observation, (action protocol) adalah proses mengamati, menginterpretasi dan mencatat perilaku pakar ketika memecahkan suatu masalah. Teknik ini memerlukan konsentrasi pada semua langkah karena dilakukan oleh pakar secara men-detail.

  Knowledge developer harus bertanya kepada pakar tentang proses penyelesaian masalah. Knowledge developer harus banyak mendengar dibandingkan dengan berbicara, menghindari adanya bantahan atau melakukan adu argumen kepada pakar ketika sedang melakukan kegiatannya.

- (on-site observation)

1.  Observasi dilakukan ditempat kerja
2.  Proses mengamati, menafsirkan, dan merekam perilaku ahli pemecahan masalah yang terjadi
3. Dibandingkan dengan proses wawancara, pengamatan di lapangan membawa pengembang pengetahuan lebih dekat dengan langkah-langkah nyata, teknik, dan prosedur yang digunakan oleh ahli.

Kelemahan On_site Observation

1.   Bahwa kadang-kadang beberapa ahli tidak suka diamati

2.   Reaksi dari rekan-rekan selama pengamatan dapat mengganggu

3. Kerugian lain adalah akurasi / kelengkapan pengetahuan ditangkap melemah kesenjangan waktu antara pencatatan dan pengamatan.

Knowledge sharing merupakan sebuah aktivitas dimana pengetahuan (informasi, skill, dan keahlian) ditukarkan kepada orang lain, teman, atau bahkan anggota keluarga, dan komunitas pada sebuah organisasi.

Knowledge sharing tidak hanya sekedar memberikan sesuatu kepada orang lain atau mendapatkan sesuatu dari mereka sebagai hasil timbal balik. Namun knowledge sharing terjadi ketika orang-orang secara alami tertarik untuk membantu satu sama lain untuk membangun kompetensi dan kapasitas yang baru untuk bertindak. Jadi knowledge sharing bukan sesuatu yang dipaksakan atau di siapkan secara formal, namun mengalir secara alamiah dan ada unsur kerelaan untuk membantu orang lain demi kemajuan atau mencapai tujuan tertentu.

Knowledge sharing juga disebutkan merupakan proses penciptaan pembelajran. Hal tersebut dimaksudkan bahwa melalui kegiatan knowledge sharing, maka se-seorang akan mendapatkan pemahaman, wawasan baru terhadap suatu hal, dan peningkatan tersebut merupakan salah satu bentuk dari adanya pembelajaran.

Fokus utama dari knowledge sharing adalah kemampuan seseorang untuk mengeksplisitkan dan meng-komunikasikan pengetahuan kepada individu, grup, dan organisasi. Selanjutnya dalam knowledge management system, seorang individu diharapkan mampu mengkon-tribusikan pengetahuan mereka melalui system yang telah disediakan oleh organisasi daripada di-share secara personal atau kelompok tertentu saja. Knowledge mana-gement system merupakan kunci utama keber-hasilan kegiatan knowledge sharing di organisasi.

Sumber 1

Sumber 2 

CAPTURING TACIT KNOWLEDGE

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM 
Lecture : Leon Abdillah   

Interview 10 (Question)

1. Apa latar belakang dari diterapkan nya kms Perekrutan Karyawan pada PT. Chevron Indoasia Business unit Departement Recruitment?
2. Apa tujuan knowledge management bagi sistem informasi tersebut? 
3. Bagaimana  diterapkan nya system Perekrutan Karyawan  ini ? 
4. Apa saja pengetahuan umum yang  tersedia dalam Peusahaan ini dan jelaskan? 
5. Dari pengetahuan tersebut, yang manakah yang paling mudah di kelolah sehingga pemanfaatannya sangat di rasakan pengguna? 
6. Apa saja tahapan dalam knowledge management agar suatu knowledge yang tersimpan dalam organisasi (PT. Chevron Indoasia Business) dapat dikelola dengan baik? 
7. Sejauh ini apa saja pemanfaatan Perekrutan Karyawan pada PT. Chevron Indoasia Business unit Departement Recruitment? 
8. Bagaimana penerapan teknologi informasi knowledge sharing culture PT. Chevron Indoasia Business ? 
9. Bagaimana proses interface mengenai sistem informasi Perekrutan Karyawan pada PT. Chevron Indoasia Business unit Departement Recruitment? 
10. Apakah komponen yang paling penting dan dibutuhkan dalam penerapan knowledge managemen system ini di Perekrutan Karyawan pada PT. Chevron Indoasia Business unit Departement Recruitment? 

Questioner [10 Question]

1. bagaimana penerapan Knowledge Management system pada Perekrutan Karyawan pada PT. Chevron Indoasia Business unit Departement Recruitment? 
a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

2. Bagaimana Bentuk teknologi dalam knowledge Perekrutan Karyawan ini?

a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

3. Apakah KMS yang diterapkan sudah sesuai tujuan?

a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

4. Bagaimana pengelolahan knowledge Perekrutan Karyawan pada PT. Chevron Indoasia Business unit Departement Recruitment?

a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

5. Bagaimana pengelolahan pengetahuan tacit dalam knowledge Perekrutan Karyawan pada PT. Chevron Indoasia Business unit Departement Recruitment?

a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

6. Bagaimana pelayanan Perekrutan Karyawan pada PT. Chevron Indoasia Business unit Departement Recruitment  setelah di terapkan nya KMS?

a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

7. Apakah system knowledge Perekrutan Karyawan pada PT. Chevron Indoasia Business unit Departement Recruitment  yang diterapkan sudah baik dan mudah untuk di terima?

a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

8. Fasilitas yang di sediakan dalam knowledge Perekrutan Karyawan pada PT. Chevron Indoasia Business unit Departement Recruitment?

a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

9. Bentuk tampilan dari KMS knowledge sharing Perekrutan Karyawan pada PT. Chevron Indoasia Business unit Departement Recruitment yang telah di terapkan?

a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

10.bagaimana pengelolahan  KMS knowledge Perekrutan Karyawan pada PT. Chevron Indoasia Business unit Departement Recruitment?

a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

 

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM UNTUK PEREKRUTAN KARYAWAN PADA PT.CHEVRON INDOASIA BUSINESS UNIT DEPARTEMENT RECUITMENTS

Pentingnya sebuah pendokumentasian dari data dan informasi applicant bagi kelangsungan dari kegiatan bisnis perusahaan sangat di sadari oleh Department Recruitment pada PT. Chevron IndoAsia Business Unit yang lebih di kenal dengan nama PT Chevron. Saat ini pendokemntasian terasa sangat kurang optimal dan berdampak pada kegiatan bisnis yang terasa tidak efektif.

Keinginan PT Chevron membangun sebuah knowledge management untuk system perekrutan karyawan dinilai sangat tepat untuk mengatasi permasalahan diatasi. Di mana berdasaarkan hasil analisa, terdapat banyak knowledge penting yang fungsinya untuk menunjang kegiatan di department tersebut. Tuntutan yang di berikan pada pembangunan sistem tersebut adalah terjadinya sebuah peningkatan kualitas kerja para karyawan sehingga waktu dan akurasi kegiatan bisnis dapat lebih baik dan optimal dari pada sebelumnya.

Metide yang dilakukan dalam penelitian ini adalah studi pustaka (literature dan perpustakaan), surbei langsung dan wawancara kepada pihak yang terkait guna mengidentifikasi knowledge yang ada disana. Competency parameter, BEI (behavior event interview), data dan informasi applicant, notesw serta hal yang perlu dilakukan pada saat awal bekerja yang terangkum dalam road map karyawan baru tidak terorganisir secara sempurna dan optimal, sehingga berdampak pada kurang efektifnya bekerja dan kurang optimalnya hasil yang didapatkan.

Knowledge management terasa sangat di butuhkan pada saat ini untuk memfasilitasi masalah pendekomentasian dan penggunaannya serta meningkatkan kualitas kerja bagi karyawan department recruitment.

Knowledge Management System

Knowledge Management System

Lecture : Leon Abdillah
Group Member : (SI 81)
1. Muhammad Ismail
2. Muhammad Kharisma
3. Jobpie Agung Sasmita
4. Joko Prasetyo
5. Asmaleni
6. Dipowanto